Drodzy Studenci,
Organizacja konferencji naukowej to wyjątkowa okazja do zgłębiania wiedzy, wymiany doświadczeń oraz nawiązywania cennych kontaktów akademickich. To także wyzwanie, które pozwala rozwijać umiejętności organizacyjne, pracy zespołowej oraz efektywnej komunikacji.
Wspólnie możecie stworzyć przestrzeń, w której innowacyjne pomysły i badania zostaną zaprezentowane szerszemu gronu, przyczyniając się do rozwoju nauki i integracji środowiska akademickiego, które jest szczególnie ważne dla członków Kół naukowych. Wierzymy, że Wasze zaangażowanie, kreatywność i pasja pozwolą organizować wydarzenia, które zostaną zapamiętane przez wszystkich uczestników.
Liczymy na aktywność i otwartość na nowe wyzwania
Aby Was wesprzeć w tym procesie poniżej przedstawiamy kilka elementów, o których należy pamiętać na etapie przygotowania konferencji naukowych.
POWODZENIA!!!!
| ELEMENT | OPIS |
| Temat Konferencji | Wybór tematu przewodniego konferencji (w porozumieniu z opiekunem KN ALK) |
| Komitet Organizacyjny | Zespół odpowiedzialny za planowanie i realizację konferencji, w tym studenci i/lub wykładowcy/pracownicy administracyjni ALK. |
| Rada Programowa | Grupa ekspertów odpowiedzialnych za merytoryczny poziom konferencji, recenzowanie zgłoszeń, wybór prelegentów i panelistów. |
| Budżet | Opracowanie budżetu obejmującego wszystkie koszty, takie jak wynajem sal, materiały konferencyjne, honoraria prelegentów, catering etc. |
| Data i Miejsce | Ustalenie daty konferencji, rezerwacja odpowiednich pomieszczeń na uczelni oraz poinformowanie odpowiednich komórek ALK *patrz instrukcja procesu zgłaszania konferencji |
| Zaproszenia dla Prelegentów | Wysłanie zaproszeń do wybranych prelegentów oraz potwierdzenie ich udziału. |
| Program Konferencji | Opracowanie szczegółowego programu, w tym sesje plenarne, sesje równoległe, warsztaty i panele dyskusyjne. |
| Rejestracja Uczestników | Utworzenie systemu rejestracji dla uczestników, zarówno online, jak i na miejscu |
| Promocja i Marketing | Przygotowanie i realizacja kampanii promocyjnej, obejmującej strony internetowe, media społecznościowe, plakaty, ulotki. |
| Materiały Konferencyjne | Przygotowanie materiałów dla uczestników, takich jak programy, identyfikatory, teczki z materiałami informacyjnymi. |
| Logistyka Techniczna |
Zabezpieczenie sprzętu audio-wideo, komputerów, projektorów, mikrofonów i obsługi technicznej. |
| Catering | Zorganizowanie przerw kawowych, lunchu i ewentualnie kolacji dla uczestników konferencji. |
| Zakwaterowanie | Zapewnienie informacji o możliwości zakwaterowania dla uczestników spoza miasta. |
| Obsługa Konferencji | Zatrudnienie lub wyznaczenie osób do obsługi konferencji, takich jak rejestracja, pomoc techniczna, koordynacja sal. |
| Publikacje Pokonferencyjne | Opracowanie i wydanie materiałów pokonferencyjnych, takich jak zbiór abstraktów, artykuły, nagrania wideo z sesji. |
| Ocena i Feedback | Przygotowanie ankiety oceniającej dla uczestników oraz analiza zebranych opinii po konferencji ( to ważny element – nie zapominaj o nim) |